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Ohne Barcode vergibt Knopa selbst einen internen. Maße, Gewicht und Zolldaten werden danach in der Detailansicht nachgetragen.
Filter
| SKU | Bezeichnung | Bestand | Interner Barcode | Gewicht | Aktiv | Aktionen |
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Lagerplätze
Noch kein Standort vorhanden - ersten Standort anlegen:
Wird auf der aktuell angezeigten Ebene angelegt.
Filter
| Code | Bezeichnung | Ebene | Sortiernummer | Gruppe | Aktiv | Aktionen |
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Kartonage
Filter
| Bezeichnung | Eigengewicht (kg) | Interner Barcode | Bestand | Mindestbestand | Aktiv | Aktionen |
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Wareneingang
| Nr. | Auftraggeber | Herkunft | Status | Geplant am | Erstellt am | Aktionen |
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Aufträge
| Nr. | Externe Nr. | Kunde | Status | Zahlung | Herkunft | Erstellt am | Aktionen |
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Versanddaten-Export
Je gekauftem Paket-Label eine Zeile (stornierte Labels nicht). Zeitraum = Tag, an dem das Label gekauft wurde. Datei: CSV mit Semikolon – Excel öffnet sie direkt. Ohne Empfängername und Straße.
Spalten
Vorkommnisse
Rot = akut: ein Packtisch hält eine Liste oder Sendung, aber seit der eingestellten Frist (Standard 20 min) ist dort nichts passiert. Die Lampe geht von selbst aus, sobald weitergearbeitet, zurückgelegt, übernommen oder versendet wird. Darunter die Aufzeichnung - geschlossen wird, nie gelöscht.
Rot = akut auch bei einer Carrier-Warnung aus der Vorprüfung: es wurde nichts gekauft. Übergehen (für diese eine Sendung, mit Grund) oder das Feld als harmlos auf die Ausnahmeliste setzen – dann erneut versenden.
Rot = akut auch bei einer gemeldeten Fehlmenge (Handgerät oder Packtisch): die Sendung ist angehalten, bis hier „Ware da, weiter“ oder „Stornieren“ gewählt wird.
Akut
Verlauf
Kommissionierung
| Bezeichnung | Boxenzahl | Barcode | Boxen | Aktiv | Aktionen |
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Kommissionierungsläufe
Eine Bulk-Liste ist eindeutig (ADR-278): ein Artikel, genau 1 Stück je Sendung, eine Ländergruppe. Das Gewicht wird einmal für die ganze Liste erfasst – der Serienlauf kauft ohne es nichts.
| Typ | Nummer / Bezeichnung | Wagen | Status | Erstellt am | Aktionen |
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Scan: Label-Paare drucken
Kartonage-/Artikel-Barcode oder SKU scannen, Menge angeben, Bestätigen & drucken.
Ausgewählter Auftrag
Auftrag wählen (Bestellnummer suchen)
Kartonage-/Artikel-Barcode scannen oder SKU eingeben
Gefundener Artikel
Sendungen
Freigegebene Aufträge auswählen (mehrere = eine gemeinsame Sendung):
| Nr. | Externe Nr. | Status | Carrier | Erstellt am | Aktionen |
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Versand-Scan
Sendung wählen, pro Karton scannen: Artikel-Barcode, Menge, Kartonage bestätigen - Label wird direkt gedruckt. Deckt aktuell nur FBA-Label-Paare ab.
Ausgewählte Sendung
Positionen laut Auftrag (Soll / bereits in dieser Sitzung erfasst)
Offene Sendungen (wird gepackt / wird kommissioniert)
Artikel-Barcode scannen oder SKU eingeben
Gefundener Artikel
Picklisten
Je Projekt die aktiven Profile. „Fasst gerade“ zählt die Sendungen, die jetzt auf eine Liste kämen – ein Klick legt sie an.
Ein Feld für alles: Liste, Box oder Sendung scannen - Knopa erkennt, was es ist, und öffnet den passenden Arbeitsplatz. Bei zwei Treffern rät Knopa nicht, sondern meldet es.
L-000009 | → | Liste, Bulk erkannt: Stichprobe wiegen |
L-000020 | → | Liste, Listenversand: Sendung für Sendung |
BOX-0003 | → | Box: die Sendung in dieser Box |
PRB-S000209 | → | die Sendung direkt |
Warten auf Versand zur Orientierung · fertig kommissioniert
Box-Versand
Kommissionierbox scannen (BOX-0001) - oder eine beliebige Nummer eingeben: Sendungs-, Auftrags- oder Bestellnummer. Dann Kartonage scannen, packen, wiegen. Knopa zeigt das erwartete Gewicht und die Abweichung.
Mehrere Sendungen gefunden - bitte auswählen:
Jeden Artikel in den Karton scannen. Knopa hält fest, was in welchem Karton liegt, und zeigt, was noch fehlt.
Retouren
Noch nicht gebaut - Platzhalter
Hier entsteht die Retourenbearbeitung. Eng damit verbunden ist die Retourekennung: ein kleines Etikett mit Barcode, das der Sendung beiliegt und laut LA bei rund 70 % der Retouren wieder mit zurückkommt - es erlaubt, eine Rücksendung sofort der ursprünglichen Bestellung zuzuordnen.
Import
Import-Profile
Ein Profil legt fest, welche Spalte einer Bestelldatei welchem Knopa-Feld entspricht (z.B. "Bestellnummer" → auftragsnummer_extern).
| Name | Projekt | Erstellt am | Aktionen |
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Import-Assistent
Datei wählen, Profil auswählen, dann Schritt für Schritt prüfen bevor wirklich etwas angelegt wird.
Bisherige Importe
Jeder Dateiimport wird protokolliert – mit Zeilenbilanz und der vollständigen Liste dessen, was nicht übernommen wurde. Die Fehlerdatei entsteht daraus auf Knopfdruck.
Artikelimport (Kunden ohne Shop)
Feste Vorlagenspalten (docs/Knopa_Artikelimport_Vorlage.xlsx). Vorhandene SKUs werden aktualisiert - leere Zellen bleiben unverändert, Barcode/Tags werden nur ergänzt.
Mandantenansicht
Klick auf einen Mandanten öffnet nach Passwort-Bestätigung eine Mandantenansicht in einem neuen Fenster (ADR-116).
Mandantenansicht öffnen
Mandant:
Bitte dein eigenes Passwort zur Bestätigung eingeben. Öffnet in einem neuen Fenster - deine aktuelle Sitzung bleibt unverändert.
Abrechnung
Leistungsarten
| Kürzel | Name | Kategorie | Einheit | Standardpreis | Aktiv | Aktionen |
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Abrechnungspositionen
| Leistungsdatum | Leistungsart | Menge | Einzelpreis | Gesamtpreis | Bemerkung |
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API-Schlüssel
Für den externen Abrechnungs-Export per GraphQL (siehe API-Dokumentation). Der volle Schlüssel wird nur EINMALIG beim Anlegen angezeigt - danach nicht mehr abrufbar.
| Name | Präfix | Berechtigungen | Letzte Verwendung | Status | Aktionen |
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Einstellungen
Benutzer
| Benutzername | Super-Admin | Aktiv | Aktionen |
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Gruppen
| Name | Beschreibung | Session-Gültigkeit | Auto-Abmeldung nach (Min.) | 2FA-Pflicht | Aktionen |
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Nutzungsauswertung
Login/Logout-Statistik pro Benutzer - hilft abzuschätzen, wie stark Arbeitsplätze/Konten genutzt werden. Zeiten zählen nur abgeschlossene Sitzungen (erkannter Logout); wird der Browser einfach geschlossen, bleibt die Sitzung als "offen" markiert und fließt nicht in die Gesamtzeit ein.
| Benutzername | Anmeldungen | Gesamtzeit | Letzte Anmeldung | Status |
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Rechtsdokumente
Impressum, Datenschutzerklärung, AGB, Nutzungsordnung - versioniert, ältere Versionen bleiben zur Historie erhalten.
| Dokumenttyp | Version | Titel | Geltungsbereich | Gültig ab | Nächste Prüfung |
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Etikettendrucker (Direktdruck)
Kartonage-Verbrauchsplatz
Paketwaage (Testseite)
Sendungsautomatik - Takt
Alle wie viele Minuten der Hintergrundlauf für die Projekte mit eingeschalteter Automatik (Betrieb → Projekte) aus freigegebenen Aufträgen Sendungen anlegt (ADR-281). Ohne Eintrag gelten 5 Minuten; die Änderung greift beim nächsten Durchgang, kein Neustart nötig.
Freigabeautomatik - Takt
Alle wie viele Minuten der Hintergrundlauf die Aufträge der Projekte mit eingeschalteter Freigabeautomatik (Betrieb → Projekte) freigibt (ADR-283). Ohne Eintrag gelten 5 Minuten; die Änderung greift beim nächsten Durchgang, kein Neustart nötig. Wer das Stammdaten-Tor nicht passiert, bleibt mit Grund liegen.
Packtisch - verlassener Tisch
Nach wie vielen Minuten ohne Aktion an einer gesperrten Liste oder Sendung die rote Lampe angeht (ADR-284). Ohne Eintrag gelten 20 Minuten; wirkt ab dem nächsten Durchgang (jede Minute), kein Neustart nötig.
Neues Versandland - Wartezeit
Geht ein Auftrag in ein Land, das noch nicht gepflegt ist, wartet er so viele Stunden auf die Freigabe und der Admin bekommt eine Meldung (Vorkommnisse). Danach läuft er von selbst weiter – blockiert wird nie. Standard 12 Stunden.
Adressbestand - Frist
Eine Anschrift, die DHL ohne Beanstandung geprüft hat oder die ein Mensch bestätigt hat, gilt so viele Monate als geprüft. Danach ist sie wieder unbekannt. Vom Carrier beanstandete Anschriften verfallen nicht. Standard 12 Monate.
Carrier-Warnungen - Ausnahmeliste
Vor jedem DHL-Kauf prüft Knopa die Sendung bei DHL vor. Jede Warnung stoppt den Kauf – außer ihr Feld steht hier als harmlos (aktiv). Einträge werden abgeschaltet, nie gelöscht.
Vergessener Wareneingang - Warnschwelle
Ab wie vielen Stunden ohne Fortschritt ein Wareneingang in der Liste als "offener Vorgang" markiert wird (siehe ADR-094). Änderung wirkt sofort, kein Neustart nötig.
Kontextuelle Vorfilterung in Suchen
Legt fest, welche Status in den jeweiligen Listen standardmäßig ausgeblendet bzw. vorausgewählt sind, solange niemand manuell einen anderen Filter wählt.
Mobile-Scan-Auftragssuche - Status ausschließen
Aufträge-Liste - Status ausschließen (bei leerem Status-Filter)
Kalender
An diesen Tagen arbeitet das Lager nicht: Wochenende, gesetzliche Feiertage (von Knopa selbst berechnet) und die betriebsfreien Tage unten. Billbee-Abruf und Picklisten-Automatik richten sich künftig danach. Mandanten sehen die kommenden freien Tage auf ihrer Startseite.
Systemzustand
Ein Lauf um 03:30, zwei Prüfungen: der Bestandsabgleich hält den geführten Bestand gegen die Summe aus dem Bewegungsjournal, der Frankierungsabgleich hält jede Frankierung gegen ihre Abschrift am Paket. Diese Ansicht rechnet bei jedem Aufruf frisch — sie zeigt deshalb auch, wenn ein Lauf ausgefallen ist.
Buchungsgründe
Warum sich ein Bestand von Hand bewegt hat. Beim Ein- und Auslagern ist ein Grund Pflicht — er landet im Bestandsjournal und ist die Grundlage der Abrechnung. Gründe gelten für alle Mandanten.
Neuen Grund anlegen
Der Code ist der Bezugspunkt für die Abrechnung und lässt sich später nicht mehr ändern — die Bezeichnung dagegen jederzeit. Groß-/Kleinschreibung ist egal, Knopa schreibt ihn groß.
| Code | Bezeichnung | Richtung | Status |
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Gründe werden nicht gelöscht, sondern abgeschaltet — sonst stünde in der Abrechnung eine Buchung ohne Begründung.
DHL-Konten
EKP und OAuth-Zugangsdaten aus dem DHL Developer Portal anlegen, danach je Konto GKP-Systemuser-Zugangsdaten und Absender-Referenz nachtragen sowie die gewünschten Produkte per Abrechnungsnummer hinterlegen. Geheimnisse (Client-Secret, GKP-Passwort) werden verschlüsselt gespeichert und nach dem Speichern nicht mehr angezeigt.
UPS-Konten
Shipper Number und OAuth-Zugangsdaten aus dem UPS Developer Portal anlegen. Ein Zugangsdaten-Paar gilt für Sandbox (CIE) UND Produktion gleichzeitig - die Umgebung wird bei der Sendungserstellung ausgewählt, nicht hier. Das Client-Secret wird verschlüsselt gespeichert und nach dem Speichern nicht mehr angezeigt.
DPD-Konten
DE/EU-Versand über DPD CLASSIC. Zugangsdaten (Delis-ID/Passwort) UND Absenderadresse + Depotnummer sind Pflicht für die echte Sendungserstellung. Das Passwort wird verschlüsselt gespeichert und nach dem Speichern nicht mehr angezeigt.
Internetmarke (Portokassen)
Brief-Frankierung der Deutschen Post. Es werden zwei Zugangsdaten-Ebenen gebraucht: Client-ID und Client-Secret aus dem DHL Developer Portal sowie E-Mail und Passwort der Portokasse. Beide Geheimnisse werden verschlüsselt gespeichert und danach nicht mehr angezeigt. WICHTIG: Die Anwendung muss in jeder Portokasse einmalig unter „meine Daten“ → „Geschäftsanwendungen“ freigegeben werden, sonst schlägt schon der Verbindungstest mit 401 fehl.
Internetmarke-Produkte
Produktcode und Betrag der Portokasse je Carrier-Produkt. ⚠️ Der Produktcode ist NICHT die Katalog-ID aus „Produkte abrufen“ — maßgeblich ist die Spalte „Code (Kasse)“ (Großbrief 21, Maxibrief 31). Die Gewichtsspanne hält den Labelkauf an, wenn das gewogene Gewicht nicht zum Produkt passt. Preise ändern sich mit jeder Preisliste der Post — deshalb hier gepflegt und nicht im Programm.
Familie (Brief/Paket): danach schneiden die Picklistenprofile. Ohne Familie hält ein Profil an.
Ländergruppen
Frei definierbare Ländergruppen für die Versandregeln der Projekte (z.B. „DE“, „EU“ – oder jede eigene Zusammenstellung). Ein Land darf in mehreren Gruppen gleichzeitig sein. Eine Versandregel ohne Ländergruppe gilt als Auffangfall „alle übrigen Länder“ – eine „Rest der Welt“-Gruppe wird also meist gar nicht gebraucht.
WooCommerce-Verbindungen
Reines Grundgerüst: Zugangsdaten + Sync-Konfiguration (ob/wie oft/ab wann Bestellungen abgeholt werden sollen). Noch KEIN automatischer Abholvorgang. Das Consumer Secret wird verschlüsselt gespeichert und nach dem Speichern nicht mehr angezeigt.
Shopify-Verbindungen
Reines Grundgerüst: Zugangsdaten. Noch KEIN echter API-Client. Das Client Secret wird verschlüsselt gespeichert und nach dem Speichern nicht mehr angezeigt.
Billbee-Verbindungen
Die Verbindung gehört dem Mandanten – angelegt wird sie in seiner Mandantenansicht. Knopa darf in Billbee nur, was im Mandantenblatt steht (Bestellungen mit Abhol-Tag lesen, Tag/Status „Im Fulfillment“, Sendung melden). API-Passwort und Key werden verschlüsselt gespeichert und nicht mehr angezeigt.
Billbee-Entwickler-Key (eLogistix)
Ein Key für alle Billbee-Mandanten zusammen (Billbee-Bedingungen 5.1). Wird nur im eigenen Betreiber-Mandanten gepflegt. Ablage außerhalb Knopa: KeePass.
Mandanten
Alle Mandanten dieser Knopa-Datenbank. Das Präfix wird einmal vergeben und bleibt für immer belegt – es steht in jeder Bestellnummer (ADR-254/255). Gelöscht wird nicht, nur stillgelegt.
Mandant anlegen
⚠️ Das Präfix lässt sich später nicht mehr ändern – es steckt in jeder Bestellnummer, die dieser Mandant je bekommt. 2–8 Zeichen, nur A–Z und 0–9, kein Bindestrich.
Projekte
Projekte sind die Vertriebskanäle innerhalb eines Mandanten – Shops, Buchprojekte, Dateiimporte. Das Kürzel steht in jeder Bestellnummer (Präfix-Kürzel-Nummer) und lässt sich später nicht mehr ändern. Gelöscht wird nicht, nur stillgelegt.
Ohne Auswahl wird nichts geladen und nichts angelegt.
Projekt anlegen
⚠️ Das Kürzel lässt sich später nicht mehr ändern – es steckt in jeder Bestellnummer dieses Projekts. 2–8 Zeichen, nur A–Z und 0–9, kein Bindestrich.
Picklistenprofile:
Ein Profil sagt, welche offenen Sendungen zusammen in eine Liste gehören. „Fasst gerade" ist der Trockenlauf – steht dort „mehrdeutig!", passen Sendungen auf mehrere Profile und es wird nichts erzeugt, bis die Profile entzerrt sind.
Neues Profil
SKU leer lassen heißt: das Profil gruppiert seine Sendungen nach Artikel und legt je Artikel eine eigene Bulk-Liste an – bei monatlich wechselnden Ausgaben muss so nichts nachgepflegt werden. Eine Ländergruppe ist Pflicht, „alle Länder“ genügt nicht (ADR-278). Das Listengewicht wird weiterhin an der Liste erfasst.
Tag-Bedingungen
Der Import kann Aufträgen Tags mitgeben (Import → Profile). Hier steht, was dieses Profil daraus macht: „hat“ nimmt nur Sendungen mit diesem Tag, „hat nicht“ lässt sie draußen. Mehrere Bedingungen gelten zusammen. Ohne Bedingung fragt das Profil nicht nach Tags – und nimmt getaggte Sendungen mit.
Profile eines Projekts müssen einander ausschließen – passt eine Sendung auf zwei aktive Profile, zeigt die Tabelle „mehrdeutig!“ und es wird keine Liste erzeugt. Listen aus Profilen sind Picklisten (Wagen ohne Boxen); ein Profil mit Bulk-Haken erzeugt eine Bulk-Liste über einen Artikel (ADR-282). Das Formular unter Kommissionierung bleibt für Listen, die zu keinem Profil gehören.
Versandregeln:
Die Regel mit dem niedrigsten Rang, deren Bedingungen alle zutreffen, gewinnt. Ränge werden in Zehnerschritten vergeben (10, 20, 30 …), damit später etwas dazwischenpasst. Leere Bedingungen heißen „egal“ – eine Regel ganz ohne Bedingung ist der Auffangfall. Trifft keine Regel zu, scheitert der Import mit Klartext; einen stillen Standard gibt es nicht.
Verpackung: das Eigengewicht der gewählten Kartonage zählt zum Gewicht der Regel („bis Gewicht“) – aber nur, wenn mindestens ein Artikel der Bestellung „wird verpackt“ ist (Einstellung am Artikel, Standard ja). Beispiel: 1000 g Bücher im B4-Umschlag (20 g) sind 1020 g – kein Maxibrief bis 1000 g mehr.
Neue Regel
Freigegebene Konten:
Ein Carrier-Konto gehört dem Betreiber; hier wird festgelegt, welches Projekt damit versenden darf. Es gibt bewusst keine Sammelfreigabe: ein später hinzukommendes Projekt soll keine fremde Portokasse erben. Ohne Freigabe kann eine Versandregel dieses Konto nicht verwenden.